Comment animer une réunion efficace et participative

Mar 5, 2024

Bien animer une réunion peut être un véritable moteur de productivité et de créativité. C’est pourquoi nous allons aborder les techniques et astuces pour transformer vos rencontres professionnelles en véritables moments d’échange et de collaboration. De la préparation à l’animation, nous vous guiderons pas à pas pour vous permettre d’être efficace tout en impliquant activement chaque participant. 

Bien animer une réunion : la préparation

La première étape pour animer une réunion de la bonne manière est de préparer le contenu présenté à l’avance et anticiper toutes éventualités. Organiser une réunion en présentiel nécessite plus de préparation qu’organiser une réunion à distance. Tout ce qui sera préparé et réfléchi en amont vous permettra d’éviter les surprises de dernière minute. Vous pouvez commencer par faire une liste des points à prévoir pour la réunion et toutes celles qui suivront :

– Choisir les sujets à aborder
– Définir les objectifs
– Identifier les participants

Détaillez votre réunion

Détaillez au maximum le contenu de chaque sujet pour aider les participants à comprendre les enjeux et à se préparer. Si vous avez des documents de référence, partagez-les en avance par mail ou avec un support qu’ils apporteront le jour-J. Cela favorisera l’interaction et permettra aux participants de se sentir vraiment impliqués dans la réunion.

 

Combien de temps va durer votre réunion ?

Animer une réunion, c’est aussi savoir gérer le temps. Prévoyez une durée pour chaque sujet pour donner un ordre d’idée aux participants du temps qu’ils devront prévoir pour cet échange. Voici un exemple de planning que vous pouvez adapter :

  • Introduction : 5 minutes
  • Sujet 1 : 15 minutes
  • Sujet 2 : 20 minutes
  • Pause : 5 minutes
  • Sujet 3 : 25 minutes
  • Questions/Réponses : 10 minutes

L’essentiel ici, c’est de respecter ce planning. Il permet de garder le contrôle et de s’assurer que tous les points seront abordés. Une réunion qui dure plus longtemps que prévu n’aura pas les résultats escomptés et, au contraire, perdra les participants qui essayent de suivre le fil de la réunion.

Préparer le lieu de la réunion

L’environnement de la réunion doit être prêt la veille, voire quelques heures avant la réunion pour éviter les imprévus qui arrivent plus fréquemment que vous ne le pensez. Réservez la salle pour être sûr d’avoir un endroit pour animer votre réunion et que personne n’entre pour vérifier si la pièce est libre ou non. Privilégiez une salle silencieuse avec une bonne connexion internet et un projecteur fonctionnel. D’autres paramètres seront à prendre en compte, cette étape de préparation est là aussi pour prévoir ce genre de détails.

Organiser un agenda clair et structuré

Un agenda bien défini oriente la discussion et maintient l’engagement des participants : 

  1. Commencez par définir les objectifs de la réunion : qu’est-ce que vous espérez accomplir ? Quels sont les points à aborder ? Restez précis pour éviter les confusions.
  2. Attribuez ensuite du temps à chaque point de l’ordre du jour : cela aide à maintenir la réunion sur la bonne voie. Soyez réaliste sur le temps nécessaire pour chaque sujet.
  3. Prévoyez des pauses : elles permettent aux participants de se ressourcer et de rester concentrés. Des pauses régulières favorisent la participation active. 
  4. Distribuer l’agenda avant la réunion : les participants auront ainsi le temps de se préparer. Un agenda partagé renforce l’engagement et facilite la réunion.

Favoriser la participation de chaque participant

Pour animer une réunion efficace et participative, il faut favoriser la participation de chaque participant en encourageant les échanges et en valorisant les idées de chacun.

Chaque participant a un rôle à jouer lors d’une réunion et chaque avis est bon à prendre. Donnez la parole à tous, même à ceux qui sont souvent silencieux. Leur point de vue peut apporter une valeur ajoutée à la réunion. L’engagement d’un participant dans une réunion dépend de son intégration à cette dernière : posez des questions à tout le monde et demander s’ils ont des choses à ajouter. 

 

Trouvez l’équilibre entre le nombre de participants et les interventions

Privilégiez la qualité à la quantité des interventions lorsque vous animez une réunion. L’objectif n’est pas d’avoir le plus grand nombre d’interventions, mais des interventions pertinentes et constructives. Si chaque participant intervient sans votre approbation, la réunion risque de s’allonger et de se perdre dans la multitude des sujets introduits.  

 

Restez à l’écoute

Comprendre les besoins et les attentes de chacun vous permettra d’animer une réunion où tout le monde se sent impliqué. Il est important de faire comprendre à vos participants qu’il n’y a pas de mauvaises questions pour instaurer un climat de confiance et leur permettre d’être à l’aise dans leur prise de parole. Si des questions sortent du cadre de la réunion, prenez des notes, ça peut être une opportunité de sujet pour un prochain échange. La prise de notes en réunion montre aussi l’intérêt que vous portez à leurs retours. 

Utiliser des outils interactifs pour stimuler l’engagement

Des outils interactifs peuvent être utilisés pour animer une réunion et dynamiser le débat. Ils favorisent la participation active de tous les participants et focalise leur attention sur votre présentation plutôt que sur des éléments parasites.

  • Pour favoriser la prise de décision collective : Animer des réunions productives avec un logiciel mind mapping ou un tableau blanc interactif (TBI) sont intéressants : ils permettent à chacun de visualiser les idées émises et de les organiser. 
  • Pour développer l’empathie et la compréhension des différents points de vue : les jeux de rôles sont un excellent moyen d’engager les participants.
  • Pour permettre une prise de décision rapide : les outils de vote en temps réel aussi stimulent l’engagement et donnent la parole à chacun.

    Encourager l’échange d’idées et la discussion ouverte

    La discussion ouverte

    Animer une réunion efficace requiert une bonne gestion des échanges d’idées. Favorisez la discussion ouverte et un environnement participatif vous permettra de stimuler la créativité et l’innovation. Prévoyez dans l’agenda un moment pour que chacun puisse s’exprimer et donner son avis. Cela favorise l’implication et permet à tous d’être sur la même longueur d’onde. Respectez les idées de chacun et soyez ouverts à toutes les suggestions, même si elles diffèrent de la vôtre. 

     

    Assurer un suivi post-réunion pour maintenir l’implication

    La réunion est terminée et tout le monde retourne à ses occupations, les idées sont encore fraiches dans votre tête alors, profitez-en pour mettre à plat ce qui a été abordé et les points essentiels. Assurer un suivi post-réunion vous permettra de maintenir l’implication de tous les participants et de faire un retour aux personnes qui n’ont pas pu être présentes. Cela vous permettra également de savoir quels points ont déjà été abordés auparavant.

     

    Commencez par rédiger un compte rendu détaillé. Ce document doit inclure les points clés discutés, les décisions prises et les actions à entreprendre. Transmettez-le rapidement à tous les participants. Cela leur permet de se souvenir de leurs engagements.

     

    1. Définissez des délais pour les actions à réaliser : attribuez chaque tâche à un responsable précis et contrôlez régulièrement l’avancement des actions. Cela permet de vérifier que tout le monde respecte ses engagements.
    2. Organisez une autre réunion si nécessaire : parfois, une seule réunion ne suffit pas pour résoudre tous les problèmes. Si vous devez animer une réunion supplémentaire, préparez-la avec soin. 
    3. Donnez du feedback aux participants : complimentez les efforts et les contributions de chacun. Remontez les problèmes si nécessaire, mais de manière constructive. Le but est d’améliorer continuellement le processus de réunion.

     

    La réussite de l’animation d’une réunion repose sur une préparation minutieuse, une communication efficace et une participation active de tous les participants. N’oubliez pas que votre objectif est de favoriser l’échange et la collaboration pour aboutir à des décisions pertinentes et consensuelles. Pour animer une réunion de manière efficace et participative, veillez à créer un climat de confiance, à utiliser des outils interactifs et à donner la parole à chacun. Soyez à l’écoute, sachez synthétiser et innover pour rendre vos réunions plus dynamiques et productives. 

La communication orale formelle 

La communication formelle se déroule selon des protocoles établis et des canaux officiels au sein de l’entreprise. Elle inclut : 

  • les réunions officielles
  • les présentations
  • les briefings 
  • les entretiens formels. 

Ces échanges visent souvent à transmettre des informations officielles, à prendre des décisions stratégiques ou à coordonner les activités.

Communication orale informelle

La communication informelle se produit de manière spontanée et non structurée entre les membres de l’organisation. Elle se manifeste lors des conversations informelles, des pauses-café ou des interactions entre collègues dans les couloirs. Bien que moins officielle, cette forme de communication est importante pour renforcer les liens sociaux, favoriser l’intégration des nouveaux arrivants et faciliter l’échange d’idées.

Communication orale interne

La communication interne concerne les échanges d’informations au sein de l’organisation, entre les membres de l’équipe, les départements et les niveaux hiérarchiques. La communication orale interne en entreprise vise à assurer la coordination des activités, à diffuser les politiques et les procédures, et à favoriser la collaboration entre les différents services.

Communication orale externe

La communication externe englobe les interactions verbales de l’entreprise avec des parties prenantes externes telles que : 

  • les clients
  • les fournisseurs
  • les partenaires commerciaux
  • les médias. 

Elle comprend les négociations commerciales, le service client, les présentations publiques, et les relations publiques. Une communication orale efficace avec les acteurs externes est essentielle pour maintenir une bonne réputation, établir des relations durables et développer le business.

Les éléments clés d’une communication orale efficace

Une communication orale efficace repose sur plusieurs éléments essentiels qui garantissent la clarté, la cohérence et l’impact des messages transmis. Voici quelques aspects à prendre en compte pour améliorer la qualité de la communication orale en entreprise :

 

  • Clarté : la clarté dans la transmission des informations : Pour éviter les malentendus et les erreurs d’interprétation, il est important de s’exprimer de manière concise et précise, en évitant les termes techniques ou le jargon qui pourraient être mal compris par l’auditoire.
  • Cohérence : les messages doivent être cohérents et alignés avec les objectifs et les valeurs de l’entreprise. Une communication cohérente renforce la crédibilité de l’émetteur et favorise la confiance des destinataires.
  • Écoute active : savoir écouter activement son interlocuteur implique de prêter une attention totale à ce qui est dit, de poser des questions pertinentes pour clarifier les points obscurs, et de montrer de l’empathie et de l’intérêt pour les préoccupations des autres.
  • Adaptabilité : pour être capable de s’adapter au style de communication de son public, il faut ajuster son langage, son ton ou son niveau de détail en fonction des caractéristiques de l’auditoire et du contexte de la communication.
  • Conviction : communiquer avec conviction et assurance renforce l’impact des messages transmis. Il est important de montrer de l’enthousiasme et de la confiance dans ce que l’on dit, ce qui peut inciter les destinataires à agir ou à adhérer à une idée.

Feedback : les retours d’information permettent d’identifier les points forts et les axes d’amélioration, ce qui contribue à améliorer la qualité de la communication dans l’ensemble de l’organisation.

Les compétences essentielles pour communiquer efficacement

L’écoute active et la capacité de comprendre les besoins de son interlocuteur

L’écoute active implique non seulement d’entendre ce que l’autre personne dit, mais aussi de la comprendre pleinement. Cela signifie prêter une attention totale à son interlocuteur, poser des questions pour clarifier les points obscurs, et montrer de l’empathie envers ses besoins et ses préoccupations. En comprenant les besoins de son interlocuteur, on peut adapter son message de manière à le rendre plus pertinent et plus convaincant.

La clarté et la concision dans l’expression des idées

Pour améliorer votre communication orale en entreprise, il est important d’exprimer ses idées de manière simple et compréhensible, en évitant les termes complexes ou les phrases trop longues. La concision permet de captiver l’attention de l’auditoire et de transmettre le message de manière efficace, sans perdre son essence.

Par exemple, au lieu de dire : « Il serait préférable d’envisager une révision de notre stratégie de marketing afin d’optimiser notre positionnement sur le marché », on peut simplement dire : « Nous devrions revoir notre stratégie marketing pour mieux nous positionner sur le marché. »

L’empathie et la capacité à s’adapter au public cible

Faire preuve d’empathie envers son public cible implique de comprendre les besoins, les motivations et les préoccupations de son audience, et d’adapter son discours en conséquence. En s’adaptant au public cible, on peut susciter un intérêt plus fort pour le message et favoriser une meilleure réception des idées exprimées.

La maîtrise de la voix, du langage corporel et de la gestuelle

La voix, le langage corporel et la gestuelle jouent un rôle important dans la communication orale en entreprise et dans nos vies quotidiennes. Selon des études menées par le professeur Albert Mehrabian, nos mots comptent pour 7%, le ton de notre voix pour 38%, et nos gestes pour 55%. La communication non verbale représente donc un total de 93%. 

Une voix claire, modulée et assurée peut renforcer l’impact du message et captiver l’attention de l’auditoire. De même, un langage corporel ouvert et une gestuelle appropriée peuvent renforcer la crédibilité de l’émetteur et transmettre des émotions et des intentions de manière plus efficace.

Les bonnes pratiques pour améliorer sa communication orale

Préparation et structuration des discours et des présentations

Avant de prendre la parole en public, il est important de définir clairement l’objectif de son discours et d’organiser ses idées de manière logique et cohérente. Prenez le temps de réfléchir à la structure de votre présentation, en identifiant les points clés que vous souhaitez aborder et en les ordonnant de manière à faciliter la compréhension de votre auditoire. En structurant votre discours de manière claire et concise, vous augmentez vos chances de transmettre efficacement votre message.

Avant de prendre la parole en public, il est important de définir clairement l’objectif de son discours et d’organiser ses idées de manière logique et cohérente. Prenez le temps de réfléchir à la structure de votre présentation, en identifiant les points clés que vous souhaitez aborder et en les ordonnant de manière à faciliter la compréhension de votre auditoire. En structurant votre discours de manière claire et concise, vous augmentez vos chances de transmettre efficacement votre message.

Gestion du stress et de l’anxiété liés à la prise de parole en public

La prise de parole en public peut être source de stress et d’anxiété pour de nombreuses personnes. Pour mieux gérer ces émotions, il est utile de se préparer mentalement et physiquement avant une présentation. Pratiquez des techniques de relaxation, comme la respiration profonde ou la visualisation positive pour calmer vos nerfs et vous sentir plus confiant. Entraînez-vous également à l’avance, en répétant votre discours plusieurs fois devant un miroir ou en enregistrant votre présentation. Plus vous serez familiarisé avec votre sujet et votre discours, plus vous serez à l’aise lors de votre prise de parole en public.

Formation et développement des compétences en communication orale

Pour améliorer vos compétences en communication orale en entreprise, vous pouvez suivre des formations spécialisées. Ces formations peuvent vous fournir des conseils pratiques, des techniques éprouvées et des exercices d’entraînement pour renforcer vos compétences et votre confiance en vous. Investir dans votre développement personnel vous permettra de progresser rapidement et de devenir un communicateur plus efficace au sein de votre entreprise.

Prêt à être entendu ? Développez votre communication orale en entreprise avec nos conseils pratiques et transformez vos interactions professionnelles en des échanges captivants et impactants qui laisseront une impression durable sur votre auditoire.

Julien Ritzkowski
quilotoagroup.com

 Julien Ritzkowski,
consultant pédagogique,
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