La situation sanitaire actuelle a fortement bousculé les habitudes de communication des organisations. L’explosion de la pratique du télétravail a entraîné des effets de bords pour les managers dont nous avons encore peine à prendre la mesure. Mais, ce qui devait être une situation passagère semble s’installer et il est fort probable que le monde du travail ne sera jamais plus comme avant. À l’orée d’une année 2021 emplie d’incertitudes, qu’en est-il pour nos modes de collaboration ? Comment faire pour conserver le lien avec mes équipes en visio-conférence ? Comment s’assurer de leur pleine autonomie et de leur implication malgré un contexte d’incertitude encore élevée ?

3 clés pour organiser une réunion à distance qui motive et engage mes collaboratrices et collaborateurs.

1. Soigner sa parole 

L’usage massif et inconditionnel des réunions en visioconférence a entraîné une transformation de notre rapport au groupe.

Les temps de réunion sont plus courts et orientés livrables ou solutions. Le temps des collaborateurs est fractionné en une myriade de réunions qui ne tolèrent pas la perte de temps.

Il serait d’ailleurs intéressant d’étudier les comportements de chaque acteur à ce sujet. Il est fort à parier que “les 10 minutes de retard de politesse” sont moins acceptées lors d’une réunion par écrans interposés. Attendre 10 minutes seul(e) devant son écran n’a pas du tout le même impact sur le psychisme de chacun que lorsqu’on peut échanger quelques mots avec notre collègue en attendant et en aparté.

Dans ce climat d’hyper-concentration sur des temps restreints et courts, il est donc indispensable de soigner sa parole. Pour ce faire 4 règles semblent plus que jamais indispensables :

  1. Définir un ordre du jour clair et orienté résultat 👉🏻 l’ouverture d’une réunion à distance doit commencer par un cadrage qui explicite le thème, l’objectif et le déroulé des échanges.
  2. Poser et suivre des règles d’échanges propres à la visioconférence 👉🏻 pour éviter la dispersion et la cacophonie, il peut être intéressant de mettre en place des habitudes différentes d’une conversation IRL (in real life). Par exemple, lorsqu’un interlocuteur a terminé, il le signale au groupe en disant “j’ai fini”.
  3. Respecter la règle du Pizza Team 👉🏻 la taille optimale d’un nombre d’invités peut être nourrie avec 2 pizzas.
  4. Changer la structure de son phrasé 👉🏻 faire des phrases plus courtes, articulées autour de verbes d’action

2.Tenir bon malgré la “zoomification”

3 collaborateurs sur 10 déclarent mal vivre le télétravail au quotidien ! C’est le résultat accablant dévoilé par une enquête lancée par le ministère du travail en novembre 2020 (1).

Avec des collaborateurs parfois en détresse et isolés et un mode de communication ne facilitant pas la relation humaine et les échanges informels, le, la manager peut se sentir démuni(e).

Plusieurs réactions sont ainsi observées  :

1️⃣ La démission : le mode de communication ne lui convient pas, c’est dur pour tout le monde mais il refuse d’adapter sa communication et la structure des échanges, on fait comme avant !

2️⃣ L’autruche : cette période n’est qu’un mauvais moment à passer, il est là bien entendu pour aider ses équipes mais il entretient l’espoir que très bientôt nous pourrons échanger comme avant “en vrai”.

3️⃣ L’innovation : il multiplie les outils digitaux et les ice breakers. Il utilise de nombreuses interfaces de communication modernes pour s’adapter à cette situation qui est appelée à perdurer.

Loin de moi l’idée de juger ces postures qui ont toute une logique et qui sont une réaction humaine normale face à un changement important. En revanche, je ne peux m’empêcher de noter une absence flagrante dans les échanges qui sont rapportés par nos clients : l’absence de contact “humain”. 

Organiser une réunion à distance et participer à celle-ci, engendre de la fatigue et du stress. Mais si nous prenons du recul, cela n’est pas seulement dû à une hyperfocalisation sur notre écran toute la journée (nous le faisions parfois très bien avant l’avènement de zoom !) mais avant tout par une absence totale de communication émotionnelle(2).

3.Restaurer la communication émotionnelle

Sans contact physique, avec parfois des vignettes masquées, nos capteurs sensoriels sont déréglés.

En effet, ce qui caractérise l’aspect social de l’animal humain c’est sa capacité d’empathie. Nous avons besoin de partager plus que des informations, nous avons besoin de partager des émotions !

En entreprise, la plupart du temps, cela passe par l’aspect non-verbal et paraverbal de notre communication. Nous sommes très vite capables de détecter quand un collaborateur a besoin d’être seul ou au contraire qu’il a un ragot à nous partager.

La visioconférence détruit ce lien ténu, déjà mis à mal parfois par des processus lourds et des lignes de décision hiérarchiques longues et improductives. Ce mode de communication et la façon dont on l’utilise aujourd’hui en entreprise provoque donc un mal être et une perte de sens important.

Face à cela, le partage réel, entier est salvateur. Pour le manager organiser une réunion à distance, cela veut dire orchestrer ces échanges de manière à restaurer deux moments qui sont totalement absents depuis le déclenchement de l’état d’urgence sanitaire :

1️⃣  Des moments de convivialité “off” type machine à café virtuelle. Ritualiser l’informel, voilà une piste intéressante qui pourrait être explorée. Pourquoi ne pas imaginer des moments en début de réunion où les collaborateurs et collaboratrices sont envoyés de manière aléatoire dans des salons de discussion privatifs ? Ou même créer des salons de discussion en interne sur des thèmes extra professionnels sur l’intranet ?

2️⃣  Généraliser l’usage du vocabulaire émotionnel lors des échanges avec les équipes. Plus que jamais nous avons besoin de percevoir le ressenti de chacun. Puisque la relation digitale aplatit le non-verbal et détériore le paraverbal, il faut que notre parole prenne le relais. Là aussi des moments pour échanger nos ressentis peuvent passer par du langage imagé pour ouvrir la parole de chacun. Qu’est-ce qui interdit les managers de consacrer 30 minutes chaque début de semaine pour explorer les ressentis de leurs équipes et surtout pour les écouter vraiment ? 

Le moyen de plaire en société est de laisser chacun parler de soi.
~ Schopenhauer

La visioconférence peut (aussi) être un moment convivial !

Pour conclure, rappelons que la visioconférence n’est qu’un outil, elle est au service de notre communication et non l’inverse.

C’est à chacun d’entre nous de décider comment utiliser cet outil au mieux de notre capacité avec bienveillance et intelligence.

De mon côté, je vois cette situation comme une opportunité d’introduire plus d’humanité et d’authenticité dans les rapports humains. En verbalisant notre ressenti, en nous forçant à aller exprimer ce qui fait notre plus grande force et qui allume en nous l’étincelle de la motivation, nous avons l’occasion de faire grandir les organisations.

S’entraîner à l’assertivité en classe virtuelle

Chez Quilotoa nous avons pu expérimenter depuis le confinement les effets d’une parole pleine et entière même en visioconférence. En transformant notre proposition de formation à l’assertivité en classe virtuelle, nous avons dû adapter notre approche et avons pu observer ce besoin très fort chez nos apprenants.

Pour organiser une réunion à distance et retrouver son équilibre, chacun a besoin d’avoir une parole précise, humaine et juste.

Vous pouvez d’ailleurs découvrir le contenu de notre formation assertivité ici.

Si un essai gratuit de notre pédagogie vous intéresse, nous organisons également des ateliers courts pour découvrir les bienfaits d’un lien humain restauré.

Julien Ritzkowski – Consultant Formateur chez Quilotoa

quilotoagroup.com