Considérez-vous que votre organisation est atteinte du syndrome de la réunionite ? En effet, si l’efficacité du “meeting” n’est plus à démontrer, il semblerait malheureusement que l’équilibre entre temps passé à produire, à réfléchir et à décider en entreprise se soit rompu au profit d’une multiplication des réunions dont l’utilité est parfois remise en question.
1.Plus de la moitié de vos réunions sont inefficaces !
Selon une enquête menée au Royaume-Uni, en France et en Allemagne auprès de plus de 2.000 employés, on estime à 187 le nombre d’heures passées par an en réunion.
Cela représente tout de même 23 jours passés dans ce format d’échange. Sur ce total, 56 % est considéré par les personnes interrogées comme inutile. 13 jours gaspillés par an alors qu’on court toujours derrière son agenda !
Il y a matière à optimiser, non ?
2.Reprendre le pouvoir sur votre agenda
Si nous partons du principe que les organisations s’adaptent à leur environnement, la complexification de ce dernier devrait faire écho en entreprise et entraîner malheureusement une augmentation du nombre et de la durée des réunions.
C’est d’ailleurs cette tendance qui semble se confirmer si on se fie à une étude menée en 2018 par le MIT. Ainsi, 72 % des 1900 chefs d’entreprise américains interrogés ont déclaré passer plus de temps en réunion que cinq ans auparavant.
Mais alors comment sortir de ce cycle infernal ? Si la réunion semble être le moyen le plus efficace pour échanger en groupe et assurer le même niveau d’information à un nombre donné d’individus, le problème se situe plutôt dans l’efficacité de cette dernière.
En effet, combien de fois vous êtes vous retrouvés perdus dans une salle en vous demandant si votre présence était vraiment nécessaire ? Combien de plans d’actions se sont retrouvés orphelins ?
Bref, il est temps d’agir pour vous libérer des réunions inefficaces et reprendre le pouvoir sur votre agenda !
3. L’animation de réunion : agir avant, pendant et après
Pour pouvoir optimiser la charge associée à vos réunions, il s’agira tout d’abord de cibler là où vous pouvez avoir un impact significatif sur son déroulement.
Avant la réunion
1. Apprenez à dire non !
Si c’est votre manager qui vous demande d’organiser cette réunion “inutile”, ou si vous êtes sollicité pour y participer, le problème est le même : vous ne savez pas dire non ! Il ne s’agit pas ici de nier la dimension éminemment politique de la réunion, mais il faut savoir parfois faire preuve de fermeté par rapport à vos propres besoins. Ainsi, ce “non” ne sera pas fermé et définitif mais permettra de démontrer vos plus belles qualités d’assertivité. Essayez par exemple, de dire “oui” au besoin de votre interlocuteur d’organiser un échange et de faire entendre votre indisponibilité.
2. Définissez un objectif et/ou un livrable clair.
Cette étape permettra aux personnes concernées de mesurer leur degré d’implication attendue. Cela facilitera également, le cas échéant, le recadrage des échanges.
3. Préparez et envoyez votre ordre du jour.
Élaborez un ordre du jour bien structuré qui décrit les sujets à aborder et le temps alloué à chaque point. Partagez l’ordre du jour avec les participants avant la réunion, afin de leur permettre de se préparer et de contribuer efficacement.
Si vous le pouvez, il est également très efficace de classer les points de l’ordre du jour par ordre de priorité. Cela permet de s’assurer que les questions essentielles sont abordées en premier, tandis que les sujets moins urgents peuvent être discutés plutôt en fin de réunion si le timing le permet. Soyez réaliste quant au temps nécessaire pour chaque point afin d’éviter de bâcler les discussions importantes.
4. Envoyez vos documents en amont.
Minimisez le temps consacré aux tâches administratives pendant la réunion. Distribuez à l’avance tout document ou matériel pertinent, afin que les participants aient la possibilité de les examiner au préalable. Cela réduit la nécessité de lire ou d’examiner de longs documents pendant la réunion.
5. Invitez le nombre adéquat de personnes par rapport à votre objectif.
Limitez le nombre de participants : N’invitez que les participants nécessaires qui peuvent contribuer de manière significative à la réunion. Le « Wall Street Journal » conseille ainsi 4 à 7 participants pour la prise de décision et 10 à 20 personnes pour un brainstorming.
L’animation de réunion
6. Lancez votre réunion efficacement avec le T.O.P.
La méthodologie TOP permet de lancer idéalement les échanges en rappelant le cadre aux différents participants.
T comme Thème
De quoi allons-nous parler pendant la réunion ? La réunion ne doit pas multiplier les thématiques pour être efficace.
O comme Objectif
Quel est l’objectif de cette réunion ? Ce peut être trouver une solution à un problème, prendre une décision, informer, récolter des avis…
P comme Plan
Dans quel ordre va-t-elle se dérouler ? Comment allez-vous articuler les différents sujets, qui va prendre la parole ? Quels seront les timings à respecter ?
7. Restez maître du temps.
Fixez des limites de temps pour chaque point de l’ordre du jour et utilisez des repères visuels, tels qu’un compte à rebours, pour maintenir la concentration des discussions. Si un sujet nécessite un examen plus approfondi, proposez de programmer une réunion séparée pour l’approfondir.
Il peut également être intéressant de nommer un “time keeper” pour vous libérer de cette tâche.
8. Concluez en mode CTA.
Le CTA est un acronyme utilisé en marketing. Il signifie “call to action”. Au même titre qu’une bonne page de vente marketing, une bonne réunion doit se terminer par un appel à l’action clair. Ainsi, nous vous conseillons de terminer la réunion en résumant les décisions clés, les actions à entreprendre et les responsabilités. Communiquez clairement les prochaines étapes et les délais d’exécution des tâches. Faites suivre la réunion d’un compte rendu ou de notes qui décrivent les points discutés, les décisions prises et les actions assignées.
Après la réunion
9. Générez du feedback.
L’organisation de réunions n’est pas une science exacte ! Ainsi il est nécessaire de prendre l’habitude d’évaluer et d’améliorer en permanence votre processus : après chaque réunion, prenez le temps de réfléchir à son efficacité. Demandez aux participants de vous faire part de leurs feedbacks et identifiez les points à améliorer.
» Le temps perdu c’est le temps pendant lequel on est à la merci des autres.” – BORIS VIAN
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Julien Ritzkowski
quilotoagroup.com
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