Vous connaissez ce sentiment : sortir d’une réunion sans avoir avancé d’un pouce sur l’objectif fixé. Et si vous pouviez optimiser chaque minute, rendre vos participants engagés et vos décisions plus impactantes ?
La clé réside dans une préparation rigoureuse, une conduite claire et une animation adaptée. Des outils et des astuces concrètes, découvrez pas à pas comment optimiser l’animation de vos réunions.
Fini le temps perdu, place à des réunions qui dynamisent votre équipe !
A savoir : Plus de la moitié de vos réunions sont inefficaces !
Selon une enquête menée au Royaume-Uni, en France et en Allemagne auprès de plus de 2.000 employés, on estime à 187 le nombre d’heures passées par an en réunion.
Cela représente tout de même 23 jours passés dans ce format d’échange. Sur ce total, 56 % est considéré par les personnes interrogées comme inutile. 13 jours gaspillés par an alors qu’on court toujours derrière son agenda !
Il y a matière à optimiser, non ?
Reprendre le pouvoir sur votre agenda
Si nous partons du principe que les organisations s’adaptent à leur environnement, la complexification de ce dernier devrait faire écho en entreprise et entraîner malheureusement une augmentation du nombre et de la durée des réunions.
C’est d’ailleurs cette tendance qui semble se confirmer si on se fie à une étude menée en 2018 par le MIT. Ainsi, 72 % des 1900 chefs d’entreprise américains interrogés ont déclaré passer plus de temps en réunion que cinq ans auparavant.
Mais alors comment sortir de ce cycle infernal ? Si la réunion semble être le moyen le plus efficace pour échanger en groupe et assurer le même niveau d’information à un nombre donné d’individus, le problème se situe plutôt dans l’efficacité de cette dernière.
En effet, combien de fois vous êtes vous retrouvés perdus dans une salle en vous demandant si votre présence était vraiment nécessaire ? Combien de plans d’actions se sont retrouvés orphelins ?
Bref, il est temps d’agir pour vous libérer des réunions inefficaces et reprendre le pouvoir sur votre agenda !
L’animation de réunion : les étapes clés
Pour pouvoir optimiser la charge associée à vos réunions, il s’agira tout d’abord de cibler là où vous pouvez avoir un impact significatif sur son déroulement.
Les étapes clés pour préparer une réunion : agir avant, pendant et après
Avant la réunion
1. Apprenez à dire non !
Si votre collaborateur ou manager insiste pour organiser une réunion inutile, ou si vous êtes sollicité pour y participer, le problème est le même : vous ne savez pas dire non ! Il ne s’agit pas ici de nier la dimension éminemment politique de la réunion, mais il faut savoir parfois faire preuve de fermeté par rapport à vos propres besoins. Ainsi, ce “non” ne sera pas fermé et définitif mais permettra de démontrer vos plus belles qualités d’assertivité découverte en formation. Essayez par exemple, de dire “oui” au besoin de votre interlocuteur d’organiser un échange et de faire entendre votre indisponibilité.
2. Définissez un objectif et/ou un livrable clair.
Définir objectif de la réunion permettra aux personnes concernées de mesurer leur degré d’implication attendue et d’assurer une participation active. Cela facilitera également, le cas échéant, le recadrage des échanges.
Déterminez un sujet précis et identifiez ce qui doit être accompli ou décidé.
3. Préparez et envoyez votre ordre du jour.
Établir un ordre du jour bien structuré qui décrit les sujets à aborder et le temps alloué à chaque point. Partagez l’ordre du jour en amont aux participants, afin de leur permettre de se préparer et de contribuer efficacement. Vous pouvez utiliser un outil de planification comme Doodle pour organiser les horaires et partager facilement les documents par mail.
Si vous le pouvez, il est également très efficace de classer les points de l’ordre du jour par ordre de priorité. Cela permet de s’assurer que les questions essentielles sont abordées en premier, tandis que les sujets moins urgents peuvent être discutés plutôt en fin de réunion si le timing le permet.
Soyez réaliste quant au temps nécessaire pour chaque point afin d’éviter de bâcler les discussions importantes.
4. Envoyez vos documents en amont.
Minimisez le temps consacré aux tâches administratives pendant la réunion. Distribuez à l’avance tout document ou matériel pertinent, afin que les participants aient la possibilité de les examiner au préalable. Cela réduit la nécessité de lire ou d’examiner de longs documents pendant la réunion.
5. Invitez le nombre adéquat de personnes par rapport à votre objectif.
Limitez le nombre de participants pour éviter la mauvaise organisation. N’invitez que les participants nécessaires qui peuvent contribuer de manière significative à la réunion. Le « Wall Street Journal » conseille ainsi 4 à 7 participants pour la prise de décision et 10 à 20 personnes pour un brainstorming.
L’animation de réunion
6. Lancez votre réunion efficacement avec le T.O.P.
TOP, la méthode pour animer une réunion efficacement. Elle permet de lancer idéalement les échanges en rappelant le cadre aux différents participants.
T comme Thème : De quoi allons-nous parler pendant la réunion ? La réunion ne doit pas multiplier les thématiques pour être efficace.
O comme Objectif : Quel est l’objectif de cette réunion ? Ce peut être trouver une solution à un problème, prendre une décision, informer, récolter des avis…
P comme Plan : Dans quel ordre va-t-elle se dérouler ? Comment allez-vous articuler les différents sujets, qui va prendre la parole ? Quels seront les timings à respecter ?
Si vous devez prendre la parole et que ce n’est pas facile pour vous, cela peut s’améliorer en pratiquant grâce à une formation de prise de parole en public.
Sujet lié à la prise de parole : Ethos pothos logos, la capacité de convaincre
Un animateur peut également briser la glace en début de session pour créer une atmosphère d’échange.
7. Restez maître du temps : limiter la durée de la réunion
Pour une bonne gestion du temps, il est important de fixer un temps imparti pour chaque point prévu à l’ordre du jour. Pour vous aider à respecter les horaires, vous pouvez utiliser des repères visuels, tels qu’un compte à rebours avec rappel du temps, pour maintenir la concentration des discussions. Si un sujet nécessite un examen plus approfondi, proposez de programmer une réunion séparée pour l’approfondir et respecter le temps de parole.
Il peut également être intéressant de nommer un “time keeper” pour vous libérer de cette tâche. Il est en charge d’optimiser le temps de l’échange.
8. Concluez en mode CTA.
Le CTA est un acronyme utilisé en marketing. Il signifie “call to action”. Au même titre qu’une bonne page de vente marketing, une bonne réunion doit se terminer par un appel à l’action clair. Ainsi, nous vous conseillons de terminer la réunion en résumant les décisions clés, les actions à entreprendre et les responsabilités. Communiquez clairement les prochaines étapes et les délais d’exécution des tâches. Faites suivre la réunion d’un compte rendu ou de notes qui décrivent les points discutés, les décisions prises et les actions assignées.
Après la réunion
9. Générez du feedback.
L’organisation de réunions n’est pas une science exacte ! Ainsi il est nécessaire de prendre l’habitude d’évaluer et d’améliorer en permanence votre processus : après chaque réunion, prenez le temps de réfléchir à son efficacité. Demandez aux participants de vous faire part de leurs feedbacks et identifiez les points à améliorer.
» Le temps perdu c’est le temps pendant lequel on est à la merci des autres.” – BORIS VIAN
Quelles erreurs éviter lors d’une réunion ?
Une réunion productive repose sur une bonne organisation et une anticipation des erreurs courantes. Les erreurs à éviter lors d’une réunion est tout simplement l’inverse des actions citées dans « les étapes clés ».
1. Manque d’objectif clair : Une réunion de travail efficace commence par la définition précise de son objectif. Un manque de clarté sur les résultats attendus peut conduire à un dysfonctionnement et à une perte de temps. Prenez le temps de définir l’objectif et de le communiquer à tous les participants.
2. Trop de participants : Un excès de collaborateurs peut diluer la discussion et ralentir la prise de décision. Choisissez les participants en fonction de leur rôle et de leur contribution au sujet.
3. Absence de préparation : Sans préparation amont, les réunions manquent souvent de structure. Planifiez la réunion avec un ordre du jour précis et partagez les supports nécessaires à l’avance, par exemple via un logiciel collaboratif comme Doodle.
4. Problèmes de communication : Les problèmes de communication ou un animateur non structuré peuvent entraîner une réunionite inutile. Assurez la conduite de réunion avec des techniques d’animation pour maintenir l’attention et éviter les dérives.
5. Manque de gestion du temps : Un heure de la réunion mal respectée peut frustrer les participants. Utilisez un outil collaboratif pour gérer le timing et planifier une prochaine réunion si nécessaire.
Comment assurer la participation active en réunion?
Impliquer les participants est essentiel pour atteindre les objectifs de la réunion et favoriser un échange d’idées constructif. Voici comment encourager leur participation active :
1. Créer un cadre engageant : Choisissez un lieu de la réunion agréable, en présentiel ou à distance, via une plateforme de réunion interactive. Cela contribue à un climat de confiance.
2. Encourager les interventions : Favorisez les échanges avec des règles de participation claires. Utilisez des techniques d’animation, comme le tour de table, pour que chacun puisse s’exprimer.
3. Préparer les supports à l’avance : Diffusez les supports nécessaires avant la réunion pour que les participants aient le temps de réfléchir. Cela peut inclure un sondage ou un document PDF expliquant les sujets à aborder.
4. Impliquer les participants dès le début : Lancer la réunion avec une invitation simple à partager des idées ou à poser des questions engage le groupe dès la première phase. Une écoute active et bienveillante stimule les interventions.
5. Gérer la dynamique du groupe : Adoptez une conduite de réunion qui favorise les échanges équilibrés et évite qu’une ou deux personnes monopolisent la parole. Utilisez des outils comme un tableau blanc interactif pour visualiser les contributions de chacun.
6. Clôturer avec un appel à l’action : Résumez les points clés, définissez les prochaines étapes, et attribuez des responsabilités pour maintenir l’implication jusqu’à la fin de la réunion.
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